Wat is een e-factuur, en hoe maak je er een?
Een e-factuur is een factuur als gegevens, niet als plaatje: het boekhoudpakket van je klant leest hem zo in. Verplicht tussen bedrijven, gepland vanaf 1 juli 2030.
Factuur 2026-031
Bakkerij de Zon
Fatima el Amrani
| Ontwerp bestelpagina | 24 × € 85,00 | € 2.040,00 |
| Hosting oktober | 1 × € 25,00 | € 25,00 |
- Subtotaal
- € 2.065,00
- btw 21%
- € 433,65
- Totaal
- € 2.498,65
Compleet voor een e-factuur
Een PDF is geen e-factuur
Een PDF ziet eruit als een factuur, maar voor een computer is het een plaatje met tekst. Iemand moet het bedrag, de btw en het IBAN nog overtypen. Een e-factuur is een bestand met dezelfde gegevens in vaste velden, zodat software ze direct leest. In Nederland en de rest van Europa is dat bijna altijd een UBL-bestand.
UBL, Peppol en EN 16931 in één minuut
- UBL
- Het bestandsformaat: een XML-bestand met vaste velden voor alles wat op een factuur staat.
- EN 16931
- De Europese norm die zegt welke gegevens een e-factuur moet hebben.
- Peppol BIS 3.0
- De afspraak hoe je die norm in UBL schrijft. Een bestand dat hieraan voldoet, leest vrijwel elk boekhoudpakket in.
- Het Peppol-netwerk
- Een netwerk dat e-facturen rechtstreeks van pakket naar pakket stuurt, via een zogeheten access point. Om een e-factuur te maken heb je het niet nodig.
Wanneer wordt de e-factuur verplicht?
Het kabinet koos in september 2026 voor een verplichte e-factuur tussen bedrijven, gepland vanaf 1 juli 2030, met een digitale btw-rapportage vanaf 2031. Er is nog geen wet: het wetsvoorstel moet nog komen, en de datum en de regels kunnen veranderen.
Facturen aan consumenten vallen er niet onder, en volgens het plan ook ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR) niet. Voor facturen naar andere EU-landen komt een Europese plicht, ook vanaf juli 2030.
Zo maak je een e-factuur
-
Zet je eigen gegevens erin. Je bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en landcode. Een e-factuur heeft ze allemaal nodig.
-
Vul je klant volledig in. Naam, adres, landcode en het btw- of KvK-nummer van je klant. Daarmee vindt het pakket van je klant de juiste relatie.
-
Stuur het UBL-bestand mee. Mail het naast de PDF, of zet het in het portaal van je klant. Hun pakket leest het in.
Bills & Friends maakt de PDF en de UBL in één keer
Bij elke factuur staat wat er nog mist voor een geldige e-factuur, zoals je IBAN of het btw-nummer van je klant. Versturen via het Peppol-netwerk doet de app nog niet: je downloadt het bestand en stuurt het zelf.
Vragen
Mag ik een e-factuur gewoon mailen?
Ja, nu wel, als je klant ermee akkoord is. Veel bedrijven vragen om een UBL-bestand per mail of in hun portaal. Of dat na 2030 nog mag, hangt af van de wet die er nog moet komen.
Moet ik dan geen PDF meer sturen?
Je mag allebei sturen. De PDF is voor de mens, het UBL-bestand voor de software. Bills & Friends maakt ze uit dezelfde gegevens, dus ze zeggen altijd hetzelfde.
Geldt het ook voor facturen aan particulieren?
Nee, het plan gaat over facturen tussen bedrijven. Aan particulieren stuur je gewoon een PDF of papier.
En als ik klanten in België heb?
Belgische bedrijven moeten sinds 1 januari 2026 onderling e-facturen via Peppol sturen en ontvangen. Heb je Belgische klanten, dan vragen die er nu al om.
Verstuurt Bills & Friends via Peppol?
Nog niet. Je downloadt het UBL-bestand en mailt het, of je zet het in het portaal van je klant. Versturen via het Peppol-netwerk zelf komt misschien later; vertel me in het formulier of je dat nodig hebt.
Zou jij hiermee factureren?
Bills & Friends is nieuw. Of ik er een compleet product van maak, hangt af van jouw antwoord. Het zijn drie vragen.